办公用品是指在日常办公活动中使用的各类工具、设备和消耗品的总称，是维持组织机构高效运转的基础物质保障。
其范围广泛，主要可分为：文具事务类（笔、纸、文件夹、订书机等基础工具）、技术设备类（电脑、打印机、投影仪等）、办公家具类（桌椅、文件柜）以及日常耗材类（墨盒、复印纸、硒鼓）。现代办公用品的发展趋势是智能化、人性化与环保化，例如无纸化会议设备、符合人体工学的座椅等。
办公用品的工作原理
- 信息记录原理：通过笔尖与纸张摩擦留下墨水痕迹，或打印机喷墨/激光显影，将信息转化为可视化的持久记录。
- 文件整理原理：利用文件夹、订书机等工具的物理约束和固定功能，将散乱纸张按特定顺序和类别进行有序管理。
- 数据转化原理：扫描仪通过光电传感器将光学图像转换为数字信号，实现纸质文件的电子化存储和处理。
- 装订固定原理：采用金属订书钉穿透纸张后弯曲固定，或胶装通过热熔胶粘合页张，实现多页文件的整合。
- 碎纸销毁原理：利用高速旋转的刀具将纸质文件切分成无法辨认的碎屑，确保信息安全销毁。
- 投影显示原理：通过光学透镜组将电子图像放大投射至屏幕，实现信息的共享和展示。
- 存储分类原理：利用文件柜的多层隔板和抽屉结构，实现文档的垂直空间存储和分类管理。
- 修正覆盖原理：修正带通过白色颜料覆盖错误笔迹，或橡皮通过摩擦去除铅笔痕迹，实现内容修改。
办公用品的特点
- 使用频繁：日常办公中接触最多的物品，使用频率高，消耗速度快。
- 功能专一：每类用品针对特定办公需求设计，功能明确且相对单一。
- 标准化强：多数用品具有统一的规格尺寸，便于采购、替换和使用。
- 耗材属性：纸张、墨盒等属于快速消耗品，需要定期补充和更换。
- 操作简便：设计注重用户体验，操作简单直观，无需复杂培训。
- 安全性高：材质安全无毒，设计避免尖锐边角，确保使用安全。
- 协作性强：便于团队共享和使用，促进工作效率和协同合作。
- 成本可控：价格相对透明，采购成本易于预算控制和管理。
办公用品的类型
- 书写工具类：包括钢笔、签字笔、记号笔等，用于日常书写和标记。
- 纸品本册类：涵盖打印纸、笔记本、便签纸等，作为信息记录载体。
- 桌面文具类：包含订书机、打孔器、计算器等桌面常用小型工具。
- 文件管理类：涉及文件夹、文件盒、档案袋等文档整理用品。
- 信息技术类：包括U盘、移动硬盘、网络设备等电子办公用品。
- 办公设备类：涵盖打印机、复印机、扫描仪等大型办公机器。
- 会议支持类：包含白板、投影仪、激光笔等会议演示工具。
- 办公家具类：涉及办公桌、会议椅、文件柜等空间设施。
办公用品的应用领域
- 日常行政办公：支持文件处理、资料整理、会议记录等基础行政工作。
- 财务会计管理：用于账目记录、票据整理、财务数据计算处理。
- 人力资源事务：协助员工档案管理、考勤统计、招聘流程办理。
- 会议活动组织：保障会议资料准备、现场演示、会议记录等工作。
- 客户服务支持：用于客户档案建立、服务记录、沟通函件处理。
- 教学培训活动：支持课件制作、教学演示、学习资料分发等。
- 研发设计工作：用于图纸绘制、方案设计、技术文档编写。
- 仓储物流管理：协助库存清点、物流单证处理、货物追踪记录。
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